Stages en entreprises : les précisions de l’Urssaf

Un questions-réponses du 2 avril 2013, publié sur le site de l’Urssaf, apporte des précisions relatives aux modalités d’indemnisation des stages en entreprise, à l’exonération des cotisations et à la déclaration des stagiaires.

Quels sont les stages concernés ?

Il s’agit des stages d’initiation, de formation ou de complément de formation, ne faisant pas l’objet d’un contrat de travail et n’entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle.  Les stages en entreprise doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire n’entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle. Ainsi, font partie d’un cursus pédagogique, les stages qui remplissent les deux conditions suivantes : la finalité et les modalités du stage sont définies dans l’organisation de la formation  et le stage doit faire l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement.

La conclusion d’une convention est-elle obligatoire ?

Oui, répond l’Urssaf. Seuls les stages donnant lieu à la signature d’une convention tripartite peuvent être conclus. Cette convention est signée entre l’établissement d’enseignement, l’entreprise d’accueil et le stagiaire et doit comporter des clauses obligatoires définies par le décret du 29 août 2006. Il ne peut y avoir de stage sans convention tripartite insiste l’Urssaf. En l’absence de convention, le stagiaire est considéré comme une ressource à part entière de l’entreprise, les sommes versées seront assujetties selon les règles de droit commun applicables aux salariés.

Une gratification est-elle obligatoire ?

Une gratification doit obligatoirement être versée aux stagiaires lorsque la durée du stage au sein d’une même entreprise est supérieure à 2 mois consécutifs. Une gratification doit également être versée aux stagiaires effectuant au cours d’une même année scolaire ou universitaire un stage au sein d’une même entreprise d’une durée supérieure à 2 mois même non consécutifs.

La gratification versée aux stagiaires est-elle soumise à cotisations ?

L’Urssaf rappelle que la gratification allouée aux élèves et étudiants qu’elles accueillent en stage, n’est pas considérée comme un salaire. Elle n’est donc pas soumise à cotisations et contributions sociales dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la sécurité sociale multiplié par la durée de présence dans l’entreprise. Ainsi, pour une durée de travail hebdomadaire de 35 heures, le montant de la franchise mensuelle de cotisations est fixé à 436,05 euros pour l’année 2013. Lorsque le montant de la gratification excède celui de la franchise, les cotisations salariales et patronales sont dues sur la différence entre ces deux montants. L’Urssaf précise également que la gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport. La participation patronale aux remboursements de frais professionnels accordés au stagiaire ne doit donc pas être prise en compte dans l’appréciation de ce montant minimal.

Faut-il faire une DPAE pour les stagiaires ?

Non, précise le questions-réponses. Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf.