Quelle est la durée de conservation des documents dématérialisés ?

La durée de conservation des documents par les entreprises varie, comme l’exige la loi, de 1 an pour  la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation, à 10 ans pour le compte annuel d’une société. Ces délais varient en fonction de la nature des documents (civils et commerciaux, fiscaux, sociaux, gestion du personnel). La durée de conservation très longue peut poser des soucis pour les documents numériques : leur format sera-t-il encore lisible dans 10 ans ?

Que les documents soient numériques ou papier, l’entreprise doit pouvoir les présenter dans leur version originale dans le cadre d’un contrôle d’un organisme. La société doit aussi pouvoir se protéger en cas de litige avec un client grâce aux documents qu’elle aura conservé. Elle est toutefois libre de la manière dont elle archive ses fichiers.

Le coffre-fort numérique est un logiciel SaaS, c’est-à-dire hébergé sur une plateforme à distance. C’est la solution d’archivage numérique la plus adaptée aux TPE puisqu’elle ne nécessite pas de personnel qualifié. Ce coffre-fort est un espace de stockage accessible via internet et qui permet d’archiver de manière sécurisée les documents numériques sous n’importe quel format. Il est proposé par les banques, la Poste, des assurances ou des sociétés privées. Certains coffres-forts électroniques sont gratuits lorsqu’il s’agit d’y héberger quelques documents mais la plupart sont payants à partir de 1€ par mois environ.

Attention à bien lire les conditions générales de vente avant de souscrire à un  coffre-fort numérique. Les gratuits ne conservent, en général, les documents que pour une durée assez limitée (de quelques mois à quelques années) et les coffres-forts payants diffèrent au cas par cas.

Pour plus de sécurité, la CNIL a statué sur les obligations de ces prestataires : la suppression d’un document du coffre-fort numérique doit être immédiatement effective et les sauvegardes qui s’y rapportent ne peuvent être conservées plus d’un mois. D’autre part, l’entreprise doit être avertie en avance dans le cas de la fermeture de son coffre-fort et la récupération des données doit être facilitée par le prestataire.