Durée du travail : décompte quotidien ou hebdomadaire

Situations nécessitant un décompte quotidien

Lorsque l’horaire est collectif et que l’employeur n’a pas mis en oeuvre l’aménagement du temps de travail, il n’est pas obligé de mettre en place un système de contrôle : l’affichage de l’horaire sur les lieux de travail suffit.

En revanche, il doit tenir un décompte individuel de la durée travaillée :

• si l’horaire est organisé selon des modalités particulières (travail par relais, par cycles, aménagement sur plusieurs semaines, modulation…) ;
• si l’horaire est individualisé ;
• si les salariés ont accompli des heures supplémentaires donnant droit à contrepartie obligatoire en repos et/ou compensateur de remplacement ;
• si les salariés ont accompli des heures supplémentaires ou complémentaires ouvrant droit à allègement de cotisations ;
• si les salariés ont effectué des heures d’astreinte ;
• pour les salariés à temps partiel.

Remarque : Concernant les heures supplémentaires, complémentaires et les heures d’astreinte, l’employeur doit chaque mois annexer ces informations au bulletin de paie du salarié. En cas d’aménagement du temps de travail sur plusieurs semaines, il doit – en fin de période de référence ou au départ du salarié – annexer au bulletin de paie le récapitulatif des heures travaillées dans la période de référence.

Le non-respect de cette obligation est puni d’une peine d’amende (3 750€ par infraction constatée).

Éléments pris dans le décompte individuel

Il y a deux façons de décompter la durée du travail : enregistrer la durée quotidienne de travail ou indiquer les heures de début et de fin de la journée de travail. Dans ce cas, il est impératif de préciser les coupures et les temps de pause. En effet, mentionner la seule amplitude journalière ne suffit pas.

Remarque : Il ne faut pas oublier d’intégrer dans le décompte les temps non travaillés mais assimilés à du temps de travail effectif, comme les heures de délégation des représentants du personnel ou les heures de formation accomplies durant le temps de travail.

Les heures travaillées par les salariés soumis au décompte journalier sont ensuite récapitulées de manière hebdomadaire. Tout comme le décompte quotidien, le décompte hebdomadaire peut s’effectuer par tous moyens (listing, registre, enregistrement informatique…). L’employeur peut demander à ses salariés de faire eux-mêmes ce récapitulatif, mais il reste pénalement responsable en cas de mauvaise exécution de leur part.

Remarque : si l’employeur n’effectue pas ce décompte, il risque une peine d’amende de 3 750€ par infraction constatée.

Forfaits en heures

L’obligation de tenir un décompte quotidien et un récapitulatif hebdomadaire ne concerne pas les salariés sous convention de forfait en heures si l’accord qui a mis en place cette convention fixe également les modalités de contrôle de la durée du travail.

Forfaits en jours

La durée du travail des salariés en forfait jours était jusqu’à présent décomptée chaque année, en récapitulant en fin d’année le nombre de jours (ou de demi-journées) travaillées. Mais la jurisprudence a « resserré » les règles : le forfait jours doit respecter les durées maximales de travail, quotidienne et hebdomadaire. L’employeur a donc tout intérêt à instaurer un décompte quotidien individuel.

C’est à l’employeur d’établir les supports nécessaires au décompte : aucune forme ne lui est imposée. Il peut donc le faire par écrit (registre, carnet, livre…) ou par informatique, le cas échéant. Même dans ce cas, il reste responsable de la bonne exécution de l’enregistrement.

Accès des salariés

Les salariés qui ne travaillent pas selon l’horaire collectif ont un droit d’accès aux documents de décompte quotidien et hebdomadaire qui les concernent et peuvent en demander la rectification à l’employeur.

Accès des délégués du personnel

Dans le cadre de leur mission de représentation, les DP peuvent, concernant les salariés non soumis à l’horaire collectif :

• consulter les documents de décompte journalier et le récapitulatif hebdomadaire des heures de travail ;
• consulter le document d’information sur le cumul des heures effectuées et les droits à repos compensateur.

Remarque : l’employeur ne peut leur refuser cet accès, sans quoi il commet un délit d’entrave.

Accès de l’inspecteur du travail

L’employeur doit, pendant un an, tenir à la disposition de l’inspecteur du travail tous les documents de comptabilisation de la durée du travail. En pratique, le délai de prescription des actions en paiement des salariés étant de 3 ans, il est vivement conseillé de conserver ces documents durant le même délai.

Remarque : la non-présentation des documents de contrôle est une infraction, sanctionnée d’une amende de 2 250€ pour une personne morale.

Accès des agents de contrôle de la Sécurité sociale et des impôts

Les documents de décompte de la durée du travail doivent aussi être tenus à la disposition des agents de contrôle de la Sécurité sociale et des impôts. Ceux-ci sont susceptibles de venir contrôler le bien-fondé des exonérations de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu dont ont pu bénéficier l’employeur et le salarié sur les heures supplémentaires et complémentaires effectuées par ce dernier.