Contrôle Urssaf : la procédure est modifiée par décret

Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 14 avril 2023, l’agent de contrôle doit adresser à l’entreprise contrôlée, au moins 30 jours (au lieu de 15 jours auparavant) avant la date de sa première visite, un avis de contrôle, par tout moyen permettant de rapporter la preuve de sa réception (Décret 2023-262 du 12 avril 2023 art. 1, 3°-a, JO du 13 ; CSS art. R 243-59, al. 1 et R 243-59-9). Cet avis de contrôle doit comporter la date de la visite de l’agent de contrôle. Ce délai de prévenance du contrôle de 30 jours figurait déjà dans la charte du cotisant contrôlé qui est opposable aux agents de l’Urssaf. Le décret 2023-262 du 12 avril 2023 a donc mis en cohérence l’article R 243-59 du CSS avec la charte du cotisant cotisé.

Pour rappel, l’agent de contrôle n’est pas tenu d’adresser cet avis en cas de contrôle pour travail dissimulé (CSS art. 243-59, al. 2).

Proposition d’un entretien en fin de contrôle pour présenter les résultats de la vérification

Pour les contrôles Urssaf engagés à compter du 1er mai 2023, sauf en cas de contrôle pour travail dissimulé (C. trav. art. L 8221-1) ou d’obstacle à contrôle (CSS art. L 243-12), l’agent de contrôle devra proposer à l’entreprise contrôlée ou à son représentant légal, avant d’adresser la lettre d’observations, une information sous la forme d’un entretien pour lui présenter, le cas échéant, les constats pouvant faire l’objet d’une observation ou d’un redressement (Décret art. 1, 3°-c ; CSS art. R 243-59-1).

Mentions obligatoires de la lettre d’observations en cas de réitération d’une pratique non conforme

Lorsque l’entreprise contrôlée a réitéré une pratique non conforme à la réglementation qui a déjà fait l’objet d’une observation ou d’un redressement lors d’un précédent contrôle, l’agent de contrôle dresse un constat d’absence de mise en conformité. Dans la lettre d’observations, l’agent de contrôle doit préciser les éléments caractérisant l’absence de mise en conformité.

Le décret précise que la réitération doit être postérieure soit à la mise en demeure soit à la réception de la lettre d’observations. Cette règle s’applique aux contrôles engagés depuis le 14 avril 2023 (Décret art. 1, 3°-e ; CSS art. R 243-59, III-al. 7).

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Investigations sur support dématérialisé : utilisation du matériel professionnel de l’agent de contrôle

Le Conseil d’État ayant annulé les dispositions de la charte du cotisant contrôlé sur les investigations de l’agent de contrôle sur support dématérialisé car elles méconnaissaient le sens et la portée de l’article R 243-59-1 du CSS (CE 17 février 2023, n°464155), le décret a réécrit cet article pour mettre en conformité les dispositions de la charte avec la réglementation.

Ainsi, pour les contrôles engagés depuis le 14 avril 2023, lorsque les documents et les données nécessaires à l’agent de contrôle sont disponibles sous formes dématérialisées, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent (Décret art. 1, 4° ; CSS art. R 243-59-1, I).

Procédure à suivre

L’agent de contrôle doit informer l’entreprise contrôlée qu’il souhaite utiliser son propre matériel professionnel. À compter de cette information donnée par l’agent de contrôle, l’entreprise contrôlée dispose de 15 jours pour refuser que l’agent utilise son matériel professionnel.

Si, à l’issue de ce délai de 15 jours, l’entreprise contrôlée n’a pas refusé explicitement, l’agent de contrôle peut alors utiliser son matériel professionnel. Dans ce cas, l’entreprise contrôlée est tenue de mettre à la disposition de l’agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous formes de fichiers à l’exercice du contrôle. Ces fichiers doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l’agent de contrôle.

Si, dans ce délai de 15 jours, l’entreprise contrôlée refuse que l’agent utilise son matériel professionnel ou en cas d’impossibilité technique avérée de mise en œuvre d’un traitement automatisé sur le matériel de l’agent, l’entreprise contrôlée est tenue :

• soit de réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et de produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent de contrôle ;
• soit d’autoriser l’agent à procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur habilité par l’entreprise contrôlée, sur le matériel de l’entreprise contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

En cas de contrôle pour travail dissimulé

En cas de recherche d’infraction pour travail dissimulé l’agent de contrôle peut utiliser son propre matériel professionnel, sans avoir à demander l’accord de l’entreprise contrôlée (CSS art. R 243-59-1, II).

S’il n’est pas possible pour l’agent de contrôle d’utiliser son propre matériel, notamment en cas d’impossibilité technique avérée de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son matériel professionnel, il doit procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur habilité par l’entreprise contrôlée, sur le matériel de l’entreprise contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés (CSS art. R 243-59-1, II).

Destruction des copies des fichiers transmis

Les copies des fichiers transmis doivent être détruites au plus tard à la date :

• soit de l’envoi de la mise en demeure ;
• soit de la communication des observations ne conduisant pas à redressement ou de la notification d’un solde créditeur.

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Durée du contrôle Urssaf limité à 3 mois dans les entreprises de moins de 20 salariés

La loi de financement de la sécurité sociale (LFSS) pour 2023 a légalisé la durée maximale de 3 mois pour les contrôles Urssaf dans les entreprises de 10 à moins de 20 salariés (Loi 2022-1616 du 23-12-2022 art. 6, I-G et VI, JO du 24 ; CSS art. L 243-13, I).

Elle a prévu que depuis le 1er janvier 2023, les contrôles Urssaf (sur place ou sur pièces) visant les entreprises versant des rémunérations à moins de 20 salariés ne peuvent pas s’étendre sur une période supérieure à 3 mois, comprise entre le début effectif du contrôle et la lettre d’observations ; cette période pouvant être prorogée une fois à la demande expresse de l’entreprise contrôlée ou de l’Urssaf.

Si la société appartient à un groupe, la limite d’effectif de 20 salariés ne doit pas être franchie au niveau du groupe pour que ces dispositions puissent s’appliquer.

Attention, cette limitation de durée n’est pas applicable lorsqu’est établie, au cours de cette période de 3 mois, l’une des situations suivantes :

• une situation de travail dissimulé ;
• une situation d’obstacle à contrôle ;
• une situation d’abus de droit ;
• un constat de comptabilité insuffisante ou de documentation soit inexploitable, soit transmise plus de 15 jours après la réception de la demande faite par l’agent chargé du contrôle ;
• un report, sollicité par la personne contrôlée, d’une visite de l’agent chargé du contrôle.

Le décret précise le point de départ et de fin du contrôle à prendre en compte pour apprécier si le délai de 3 mois est respecté. Le début effectif du contrôle correspond selon les cas :

• à la date de la première visite de l’agent de contrôle mentionnée dans l’avis de contrôle adressé à l’entreprise contrôlée, en cas de contrôle sur place ;
• ou à la date de début des opérations de contrôle mentionnée dans l’avis de contrôle adressé à l’entreprise contrôlée de moins de 11 salariés (CSS art. R 243-59-3), en cas de contrôle sur pièces.

La période de contrôle maximale de 3 mois prend fin à la date d’envoi de la lettre d’observations (Décret art. 1, 6° ; CSS art. R 243-56-6 A nouveau).

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Contrôle Urssaf d’une entreprise appartenant à un groupe

La LFSS pour 2023 a prévu que dans le cadre d’un contrôle Urssaf d’une entreprise appartenant à un groupe, les agents de contrôle peuvent désormais utiliser les documents et informations obtenus lors du contrôle d’une autre entreprise du même groupe, à condition d’en informer l’entreprise contrôlée (LFSS 2023 art. 6, I-E ; CSS art. L 243-7-4). Le groupe est constitué par l’ensemble des personnes entre lesquelles existe un lien de détention ou de contrôle au sens des articles L 233-1 et L 233-3 du Code de commerce.

Auparavant, lors d’un contrôle Urssaf, les agents de contrôle ne pouvaient recueillir des informations qu’auprès de l’entreprise contrôlée et des personnes rémunérées par celle-ci (CSS art. R 243-59). Ils ne pouvaient pas recueillir des informations auprès d’autres sociétés du groupe.

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Garanties pour le cotisant

L’agent de contrôle doit informer, dans un délai fixé par décret, l’entreprise contrôlée de la teneur et de l’origine des documents ou informations obtenus sur lesquels il se fonde et de la possibilité d’en obtenir une copie. L’agent doit transmettre une copie de ces documents et informations à l’entreprise contrôlée qui le demande.

Le présent décret fixe les conditions et garanties applicables à ce nouveau droit des agents de contrôle et le délai d’information de la personne contrôlée.

Pour les contrôles engagés depuis le 14 avril 2023, lorsqu’il utilise des documents ou informations obtenus lors du contrôle d’une entreprise du groupe, l’agent de contrôle doit préciser dans la lettre d’observations :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d’information sur lesquels il s’appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l’identité de la ou des entreprises du même groupe d’où proviennent ces documents ou informations ;
• la faculté offerte à l’entreprise contrôlée de demander une copie des documents.

Lorsque l’entreprise contrôlée a demandé la communication d’une copie des documents ou informations obtenus dans le groupe dans le délai de réponse à une lettre d’observation (30 jours ou 60 jours selon le cas, CSS art. R 243-59, III-al. 8), la période contradictoire ne prend fin qu’à la date d’envoi de la copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l’agent de contrôle (décret art. art. 1, 8° ; CSS art. R 243-59-10 nouveau).

Réduction du délai de remboursement du cotisant

Pour les contrôles Urssaf engagés à compter du 1er mai 2023, lorsque le contrôle Urssaf aboutit à un remboursement de sommes en faveur de l’entreprise contrôlée, l’Urssaf doit lui notifier son solde créditeur et effectuer ce remboursement dans un délai maximal d’un mois (au lieu de 4 mois auparavant) suivant la notification du solde créditeur (Décret art. 1, 3°-f ; CSS art. R 243-59, IV-al. 3).

L’équipe NetPME