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Facturation électronique : l’État compte sur les entreprises
Déterminé à mettre en ouvre la facturation électronique avec ses fournisseurs privés, l'État propose de nouveaux outils aux entreprises. Le colloque de l'AIFE tenu à Paris le 28 octobre dernier en a détaillé les principales caractéristiques.
Chorus Portail Pro, la Rolls du dépôt de factures
Chorus Factures, le système actuel de dépôt de factures électroniques ne concerne que les documents destinés aux services de l’Etat, à l’exclusion de toute autre personne publique.
A compter de juillet 2016, un nouveau portail internet, Chorus Portail Pro, permettra à toutes les entreprises de déposer leurs factures électroniques quelle que soit la personne publique destinataire : services de l’Etat, administrations régionales, hôpitaux publics etc.
Ce nouvel outil offre également des services inédits. Une fois la facture déposée sur le portail, l’entreprise recevra un accusé de réception électronique l’informant de la prise en compte de son dépôt. Elle pourra également suivre sur son compte le cheminement de cette facture : réception, acceptation, mise en paiement ou suspension pour demande d’information complémentaire.
Les principaux gains attendus de ce nouveau système sont la traçabilité de la facture et la réduction des délais de paiement. Ce souhait d’améliorer leur compétitivité, l’Etat et les entreprises le partagent.
A compter de juillet 2016, un nouveau portail internet, Chorus Portail Pro, permettra à toutes les entreprises de déposer leurs factures électroniques quelle que soit la personne publique destinataire : services de l’Etat, administrations régionales, hôpitaux publics etc.
Ce nouvel outil offre également des services inédits. Une fois la facture déposée sur le portail, l’entreprise recevra un accusé de réception électronique l’informant de la prise en compte de son dépôt. Elle pourra également suivre sur son compte le cheminement de cette facture : réception, acceptation, mise en paiement ou suspension pour demande d’information complémentaire.
Les principaux gains attendus de ce nouveau système sont la traçabilité de la facture et la réduction des délais de paiement. Ce souhait d’améliorer leur compétitivité, l’Etat et les entreprises le partagent.
À l’entreprise de choisir son format
Une facture électronique est définie comme étant créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique. Trois formats sont actuellement recevables :
- le pdf simple,
- le pdf signé,
- l’ Echange de Données Informatisé (EDI).
Les entreprises sont libres de choisir le format qui leur convient. L’émetteur devra dans tous les cas fournir une facture lisible et garantir l’authenticité de son origine ainsi que l’intégrité de son contenu.
Le pdf simple ne comporte pas de signature électronique. Les éventuelles falsifications ne sont donc pas visibles. En revanche, le pdf signé contient un autre fichier électronique : la signature numérique. Celle-ci permet de certifier l’authenticité et l’intégrité de la facture en pdf. A l’ouverture de la facture, un bandeau apparaît en tête du document et indique que le pdf a été signé au moyen de signatures valables. Les falsifications éventuelles sont donc décelées.
Enfin, l’EDI désigne un format de factures échangées de manière standardisée, entre deux ordinateurs, à l’aide de fichiers informatiques structurés. Il convient particulièrement aux entreprises qui traitent un volume de factures conséquent.
Le pdf simple ne comporte pas de signature électronique. Les éventuelles falsifications ne sont donc pas visibles. En revanche, le pdf signé contient un autre fichier électronique : la signature numérique. Celle-ci permet de certifier l’authenticité et l’intégrité de la facture en pdf. A l’ouverture de la facture, un bandeau apparaît en tête du document et indique que le pdf a été signé au moyen de signatures valables. Les falsifications éventuelles sont donc décelées.
Enfin, l’EDI désigne un format de factures échangées de manière standardisée, entre deux ordinateurs, à l’aide de fichiers informatiques structurés. Il convient particulièrement aux entreprises qui traitent un volume de factures conséquent.
Remarque : les formats standards internationaux tels que « UBL Invoice » et « Cross Industry Invoice » sont également reconnus.
Par ailleurs, un doute subsiste sur la recevabilité d’une facture papier transformée par la suite en pdf à l’aide d’un scanner. Jusqu’à la fin 2014, ces documents étaient admis comme des factures électroniques. Il n’est pas certain que ce processus réponde aujourd’hui à la condition de création du document au format numérique dès son origine.
L’État prête donc main forte à ses fournisseurs sur la voie de la facturation électronique. C’est désormais au tour des entreprises de faire leur part du chemin !
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