Facture électronique : TPE, bientôt à votre tour !

J-48. Place à la dernière vague de déploiement de la facturation électronique au sein de la sphère publique. Après les grandes entreprises, les ETI et les PME, c’est au tour des TPE et micro-entreprises de passer par la case Chorus Pro pour facturer leur donneur d’ordre. Pour ce faire, il faut s’inscrire sur le site en cliquant sur « Vous êtes nouveau sur Chorus Pro » et renseigner, entre autres, votre adresse mail et le numéro SIRET de l’entreprise. Une fois le compte activé, il vous faudra identifier votre client public et disposer de son SIRET (celui de l’État est le 11000201100044). Un code service (qui permet de distinguer les services au sein d’une même structure) et un numéro d’engagement (numéro de bon de commande ou numéro du marché) peuvent être requis (ils le sont toujours pour l’État). Pour les trouver, il faut consulter l’annuaire des structures publiques.

Facture électronique : déposer et saisir ses factures sur Chorus Pro

Le mode d’émission portail de Chorus Pro mis gratuitement à la disposition des fournisseurs est le mode le plus simple pour saisir manuellement ou déposer ses factures sous format PDF/XML. Pour déposer une facture numérisée, cliquez sur l’onglet « Factures émises » puis sur l’onglet « Dépôt factures ». Il est possible de déposer un PDF (ou XML) signé ou non signé (dans ce cas une piste d’audit fiable est requise). Le logiciel reconnait automatiquement votre facture et la numérise. Il suffit ensuite de renseigner les informations manquantes. Une fois complétée, la facture peut être transmise (cliquez sur « Valider et envoyer »). À noter, les factures en marché de travaux devront s’effectuer à partir de l’espace « Factures de travaux ».

Du côté de la saisie, un mandat de facturation est obligatoire (l’entreprise autorise l’État à émettre des factures dématérialisés en son nom et pour son compte). Il se conclut en ligne via l’espace « Activités du gestionnaire ». Après avoir signé le mandat, il convient de cliquer sur l’onglet « Factures émises » puis sur l’onglet « Saisir Facture ». Tous les champs affublés d’un astérisque doivent être remplis (destinataires, fournisseur, cadre de facturation, références, etc.). Une fois les champs remplis, cliquez sur « Enregistrer ». À ce moment-là, vous avez l’occasion de saisir une ou plusieurs lignes de facturation (si plusieurs taux de TVA), vérifier le récapitulatif et les montants de la TVA générés, saisir ou non un commentaire et ajouter des pièces jointes. À retenir, la taille maximale autorisée pour le tout est de 30 Mo. Enfin, cliquez sur « Valider et envoyer ».

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Facture électronique : suivre ses factures sur Chorus Pro

Pour suivre en temps réel l’état de traitement de vos factures, il suffit d’accéder à votre « Tableau de bord » dans l’onglet « Factures émises ». Plusieurs statuts existent selon l’état de la facture et son acheminement. Concernant l’émission des factures par le fournisseur, 3 statuts possibles : « brouillon », « déposée » ou « en cours d’acheminement » (Chorus Pro est en train d’envoyer la facture à votre client public). En cas d’erreur, le client public peut renvoyer la facture au fournisseur. La facture est alors « à recycler » (erreur de destinataire), « suspendue » (pièce jointe manquante) ou « rejetée » (données de factures erronées). D’autres statuts s’appliquent concernant l’avancement du traitement des factures par le client public comme « Mise en paiement » (le virement intervient quelques jours plus tard après la parution de ce statut).  Bon à savoir, une application mobile « Chorus Pro – Mobile » simple d’utilisation est disponible sur IOS et Android. Elle permet de trier les factures selon leurs états d’avancement.

Pour aider les utilisateurs à appréhender le logiciel, l’agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE) propose des sessions d’accompagnement, des webinaires ou réunions d’information et de présentation. Le site d’information de Chorus Pro propose de nombreuses fiches pratiques et modes d’emploi. Il est même possible de converser avec le robot ClaudIA en cas de pépins. Selon l’AIFE, près de 100 millions de factures devraient à terme être traitées chaque année par le logiciel.

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Matthieu Barry