Les SARL peuvent enfin convoquer les assemblées d'associés par voie électronique!

Jusqu’à présent, dans les SARL, les convocations aux assemblées devaient être adressées aux associés obligatoirement par lettre recommandée (C. com., art. R. 223-20, al. 1). Faute de précision textuelle, les documents obligatoirement adressés aux associés préalablement à l’assemblée annuelle (C. com., art. R. 223-18) ou aux autres assemblées (C. com., art. R. 223-19) étaient également transmis par voie postale, par lettre recommandée avec accusé de réception pour les gérants souhaitant se ménager une preuve.
Cette communication par voie postale peut s’avérer contraignante et coûteuse, notamment lorsque la SARL comporte beaucoup d’associés (le nombre maximal étant fixé à 100), et compte tenu de la masse des documents à adresser, notamment pour les assemblées annuelles (comptes annuels, rapport de gestion, texte des résolutions, le cas échéant, rapport des commissaires aux comptes, comptes consolidés, etc.).
C’est donc fort à propos qu’un décret en date du 18 mai 2015 assouplit le mode de convocation des associés aux assemblées de SARL et d’envoi des documents auxquels ils ont droit préalablement à celles-ci, en autorisant, à compter du 1er juin 2015, le recours à la communication électronique.

Nécessité d’un accord de l’associé

Lorsque la société entend recourir à la communication électronique en lieu et place d’un envoi postal pour satisfaire aux formalités précitées (convocation et transmission des documents préalables aux assemblées), elle doit en soumettre la proposition aux associés soit par voie postale, soit par voie électronique.

Chaque associé peut donner son accord écrit par lettre recommandée ou par voie électronique, au plus tard vingt jours avant la date de la prochaine assemblée des associés. En cas d’accord, la convocation et les documents et renseignements mentionnés aux articles précités doivent être transmis à l’adresse indiquée par l’associé. En l’absence d’accord de l’associé, la société doit continuer à recourir à un envoi postal pour satisfaire à ces formalités.

Possibilité de revenir à l’envoi postal

Les associés qui ont consenti à l’utilisation de la voie électronique peuvent, par cette voie ou par lettre recommandée, demander le retour à un envoi postal vingt jours au moins avant la date de l’assemblée suivante.