Notes de frais : des outils numériques pour alléger leur gestion

Pas le choix, qui dit frais professionnels, dit note de frais. De fait, les salariés ne peuvent en obtenir remboursement auprès de leur employeur que sur présentation de ce document et des justificatifs correspondants. Au quotidien, cela suppose un minimum d’organisation et de rigueur, sous peine d’en être de sa poche, ce qui arrive plus souvent qu’on ne croit. Heureusement, divers outils numériques sont aujourd’hui disponibles pour faciliter cette tâche.

Incontournables notes de frais

L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés par son salarié dans l’exercice de ses fonctions et dans la limite du raisonnable. S’il est possible d’opter pour le versement d’un forfait (remboursement d’un montant fixé par avance, précisé dans le contrat de travail), les entreprises choisissent le plus souvent de rembourser les frais réels. La note de frais est dans ce cas incontournable. Le salarié doit la fournir au service comptable de son entreprise, accompagnée des pièces justificatives. Établie sur un support papier ou digital, cette note de frais consiste en une fiche ou un tableau listant les dépenses d’ordre professionnel engagées par le salarié (frais de restauration, d’hébergement, de déplacement…), leur date, leur montant et leur description, en particulier la nature de la mission à l’occasion de laquelle les frais ont été générés. Y sont joints les factures et reçus justifiant ces dépenses.

Attention, le salarié doit transmettre l’ensemble des documents dans les délais prévus par l’entreprise, au risque de ne pas être indemnisé. La note de frais doit être établie avec soin car elle est susceptible d’être contrôlée par l’URSSAF. Cet organisme se réserve en effet le droit de vérifier que les seuils et barèmes d’exonération de cotisations sociales ont bien été respectés. Bon à savoir : les frais professionnels des employés en télétravail à leur domicile n’ont plus à être remboursés (sauf exception). Dans ce cas, les frais ne peuvent être remboursés que sur justificatif.

Une gestion des notes de frais simplifiée grâce au digital

Noter ses frais professionnels, sans perdre les tickets de caisse peut s’avérer fastidieux au quotidien. Si bien que nombre de collaborateurs renoncent même parfois à se les faire rembourser. Mais divers outils numériques facilitent aujourd’hui cette gestion. A commencer par le Smartphone avec lequel on peut prendre en photo chaque justificatif et en assurer ainsi la traçabilité. De nombreuses applications mobiles proposent par ailleurs une gestion automatisée des frais professionnels. Par exemple,  Cleemy permet de déclarer ses notes de frais au fil de l’eau, depuis son mobile (ou son ordinateur). Cette appli est notamment dotée d’un système de reconnaissance capable d’extraire les informations à partir des photos des justificatifs. Mais elle n’est pas la seule. On trouve pléthore de logiciels de gestion dématérialisée des notes de frais à l’usage des collaborateurs en mission, tels Concur Expense, Evoliz, Expensify, Jenji, N2F, Onexpense, Rydoo, Spendesk, Izyfrais… Il y en a pour tous les goûts.

Autre moyen de faciliter la gestion des notes de frais, les cartes de paiement professionnelles. Réservées aux collaborateurs fréquemment en mission, elles ont l’intérêt de leur épargner les avances de frais. Les cartes étant débitées sur un même compte, elles donnent en outre une meilleure visibilité à l’entreprise et facilitent la gestion des frais par le service comptable.  Sans compter que leurs plafonds de dépenses peuvent être paramétrés. À noter, les cartes Business  s’adressent plus particulièrement aux TPE-PME, tandis que les cartes corporate et affaires sont destinées aux grandes entreprises.

Elisa Friedman