TPE/PME : zoom sur la carte carburant multi-enseignes

Outre le fait qu’elle allège les tâches du comptable et celles des dirigeants d’entreprise, l’utilisation de la carte carburant multi-enseignes présente plusieurs autres avantages, d’autant plus que les services proposés se multiplient. Zoom sur la carte carburant multi-enseignes et ses avantages pour une TPE/PME.

La carte carburant multi-enseignes pour alléger vos charges

Il est très courant que les entreprises demandent à leurs collaborateurs d’avancer les frais liés à leurs déplacements professionnels. Il appartient ensuite au salarié de fournir les justificatifs de ses dépenses pour se faire rembourser. Avec cette méthode, la gestion des notes de frais se présente comme une charge supplémentaire pour les cadres et pour le collaborateur. Pour le salarié, les dépenses risquent de s’accumuler et les justificatifs vont s’entasser. Il peut même perdre certaines pièces justificatives.

Grâce à une carte carburant multi-enseignes, vous allez pouvoir éviter tous ces désagréments. Le salarié n’aura pas à avancer les frais, vous éviterez d’accumuler les factures et surtout allégerez vos charges liées au traitement de tout le suivi administratif.

Un dispositif compatible avec un large réseau de stations-services

Avec une carte carburant multi-enseignes, vos conducteurs n’auront plus à effectuer de grands détours pour faire le plein. En effet, avec la diminution du nombre de stations-services, il arrive souvent que la seule station sur le trajet n’accepte pas la carte carburant classique dont le salarié dispose. De nos jours, la plupart des cartes donnent accès à 100 % des stations-services de France et d’Europe. Un vrai plus pour les différents voyages d’affaires et déplacements professionnels de vos collaborateurs.

Une carte carburant paramétrable selon vos besoins

La carte carburant multi-enseignes, protégée le plus souvent par un code secret (pin), est un dispositif sûr. Grâce à l’interface proposée, elle peut être contrôlée en temps réel pour que vous puissiez suivre les dépenses journalières, hebdomadaires et mensuelles sans la moindre difficulté.

De plus, grâce à une carte carburant, vous pouvez définir à l’avance les jours de la semaine et les horaires pendant lesquels la carte peut être utilisée, la zone géographique où elle peut servir, le montant maximum des transactions journalières/hebdomadaires/mensuelles, le type de carburant, les services annexes, et même limiter son utilisation à une certaine quantité…

C’est un véritable avantage étant donné que vous allez pouvoir contrôler vos dépenses et éviter les mauvaises surprises.

La carte carburant multi-enseignes : quels avantages pour l’entreprise ?

Les différents déplacements et l’entretien des véhicules constituent une dépense importante pour une entreprise. Ces charges sont lourdes à la fois sur le plan économique et administratif. Il faut un grand service comptabilité pour les gérer rapidement, une structure dont ne dispose pas forcément une TPE/PME. La carte carburant se présente alors comme une alternative intéressante.

Il est vrai qu’elle n’englobe pas toutes les dépenses lors d’un déplacement professionnel comme les frais d’hébergement et les repas. Toutefois, elle permet, le plus souvent, de régler les frais de parking, de péages, d’assurance ainsi que l’entretien, notamment les lavages.

En ce qui concerne la gestion et la comptabilité, elle allégera vos tâches de manière importante. Ce dispositif permet de gagner environ une journée de travail administratif et comptable en un mois. Or, contrairement aux honoraires des comptables, la carte carburant ne coûte presque rien (quelques euros par an et par carte).

La gestion du carburant simplifiée

Que ce soit pour une petite entreprise ou une grande structure disposant d’une importante flotte de véhicules, la gestion du carburant est toujours une opération assez complexe.

Dans le système traditionnel où le salarié doit avancer les frais, toutes les factures doivent être conservées par l’entreprise pour pouvoir être présentées en cas de contrôle, ce qui se révèle contraignant au quotidien.

De plus, dans ce schéma, le comptable de l’entreprise sera chargé de calculer la déductibilité de la TVA pour chaque dépense de carburant à partir des justificatifs que les conducteurs lui présenteront. Il est ainsi plus difficile de se faire rembourser sur la totalité des dépenses : notes perdues, erreurs, oubli… rendant ce traitement fastidieux.

Une facture unique mensuelle qui retrace toutes les dépenses sur tous les véhicules de l’entreprise allégera sûrement votre charge de travail.

Faire des économies

Certains émetteurs de cartes essence multi-enseignes proposent un tarif sur facture réduit de quelques centimes par rapport au prix affiché en station, ce qui représente plusieurs centaines d’euros économisés chaque mois. Par ailleurs, toutes les dépenses ont l’avantage d’être entièrement transparentes.

Mais des économies vont également être réalisées sur les frais de comptabilité. Le coût de gestion facturé par l’expert-comptable sera lui aussi réduit.

Saviez-vous que le coût de gestion d’une note de frais peut atteindre 25 € par facture ? Difficile, en effet, de réaliser des économies avec les pertes de justificatifs, les erreurs et le coût du temps consacré au traitement de ces dépenses. Un vrai plus pour la carte essence qui vous donnera une facture unique vous permettant de remonter sur tous les achats du mois. La dématérialisation des papiers administratifs est également un bon point, vous permettant de gagner un temps considérable et d’adopter un process plus écologique.

Les frais avancés, une alternative intéressante pour le salarié et l’entreprise

Les cartes carburant multi-enseignes permettent de bénéficier d’une avance de la plupart des frais relatifs au carburant et à l’entretien du véhicule. C’est un point qui représente un avantage économique important tant pour le collaborateur que l’entreprise. Le salarié qui utilise le véhicule dans ses fonctions n’aura pas à payer de sa poche les différentes dépenses.

Grâce à une carte carburant post-payée, l’entreprise n’a pas à avancer les frais. Un grand avantage, notamment si l’entreprise dispose de plusieurs véhicules.

Notez, toutefois, que cette offre est souvent soumise à condition. Certains fournisseurs de cartes carburant multi-enseignes peuvent demander à l’entreprise de déposer une certaine somme en guise de garantie.