Réduction des coûts : des leviers pour agir maintenant

Les économies dans les PME portent le plus souvent sur une ou deux lignes de dépenses. En tête viennent la téléphonie, les assurances, les fournitures de bureau et les frais de déplacements. Cependant, la crise et l’adoption par la plupart des chasseurs de coûts d’un modèle économique fondant la rémunération de leurs prestations sur les économies réalisées tend à démocratiser la pratique. Ces experts évaluent entre 10 et 15 % les gisements d’économies sur les achats de production et de 15 à 40 % ceux sur les achats de fonctionnement.

Attention cependant. Ceux que l’on appelle les cost-killers se défendent de tailler à la hache dans les coûts. «Nous ne cherchons pas tant à réduire les coûts qu’à maîtriser les consommations et optimiser les dépenses en respectant le modèle économique et le fonctionnement de l’entreprise», insiste Hicham Abbad, de KLB Group. C’est pourquoi la recherche d’économies doit s’intégrer dans la stratégie des entreprises et s’envisager sur le long terme. Quelle que soit la conjoncture, dégager des économies permet de préserver les emplois ainsi que la capacité d’investir et d’innover de l’entreprise. En voici les principaux leviers.

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Les frais généraux représentent généralement 15 à 25 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Non négligeable ! Et qui justifie que l’on passe au crible ces dépenses.
Les entreprises manquent de temps et de spécialistes pour optimiser les coûts de prestations aussi diverses que la téléphonie, la bureautique, les voyages, l’énergie… Pour réduire les frais généraux, plusieurs pistes sont à explorer.

Éplucher les factures est le premier levier à actionner. «Par manque de temps, de ressources ou de compétences, 85 % des entreprises ne vérifient jamais leurs factures télécoms alors que le taux d’erreur est de 5 à 10 %», observe Christophe Merré de ConsoTel, conseil en gestion télécoms.
Remplacer un déplacement par une visioconférence, mettre en place un système d’éclairage qui se déclenche quand la pièce est occupée, rationaliser son mode de chauffage…, autant de gestes qui peuvent aboutir au final à des économies importantes. Une des clés de la réussite réside dans la responsabilisation des usagers, notamment en matière de téléphone. Les salariés n’ont souvent aucune idée des factures qu’ils génèrent. Il faut aussi être attentif à ne pas surestimer les besoins en matériel, comme la puissance des ordinateurs.

Dans une PME, les intervenants dans les achats hors production sont multiples et rendent difficile une vue globale des dépenses. Toutes les entreprises n’ont pas les moyens de s’offrir un directeur des achats mais les centraliser sous l’autorité d’un responsable unique peut permettre d’obtenir de 10 à 20 % d’économies.

Des marchés comme celui de la téléphonie ou des fluides sont extrêmement évolutifs. De ce fait, les contrats méritent également d’être épluchés et les tarifs suivis très régulièrement même si leur exécution ne pose aucun problème. Il ne faut pas hésiter non plus à faire jouer la concurrence en lançant des appels d’offres.

«Nous recommandons aux entreprises de remettre en cause tous les deux ou trois ans leurs fournisseurs, quitte à les reconduire», conseille Hicham Abbad. Les fournisseurs représentant de petits volumes d’achats non stratégiques sont à éliminer car leur gestion est souvent chronophage. Mieux vaut sélectionner un fournisseur par catégorie d’achat.  Il est parfois plus judicieux d’instaurer avec un fournisseur mieux disant des relations privilégiées, éventuellement dans le cadre d’un contrat pluriannuel. «En donnant de la visibilité à un fournisseur, on l’autorise à prendre des risques. La recherche de productivité doit être réciproque », indique Hicham Abbad.

Pour ne pas payer de charges indues, la première démarche consiste à balayer la façon dont l’entreprise cotise à l’ensemble des charges patronales. Les gisements d’économies se situent souvent au niveau des assiettes servant de base aux cotisations de la Sécurité Sociale. Il faut distinguer quelle catégorie de salariés s’inscrit dans telle ou telle assiette. Le respect des obligations légales liées à l’emploi des travailleurs handicapés ou des seniors permet également aux entreprises d’éviter les pénalités. «Le bon calcul des unités bénéficiaires, des minorations, la prise en compte des dépenses déductibles… sont autant de points sur lesquels nos experts sont vigilants», explique Luigi Masala du cabinet Costalis qui cite en exemple une PME de 90 salariés, spécialisée dans la chimie, qui a économisé 35.000 euros en intégrant dans l’assiette des travailleurs handicapés des bénéficiaires qu’elle n’avaient pas recensés. Le recours à un spécialiste peut donc s’avérer intéressant pour l’entreprise car son expertise permet de détecter les anomalies de paiement et d’exploiter la législation dans ses plus récentes évolutions. À noter que la loi autorise les entreprises à demander auprès des administrations un remboursement des charges indûment versées portant sur les trois dernières années.

Nul n’échappe à l’impôt mais la législation fiscale évolue si vite qu’il est difficile d’en suivre les évolutions. Consulter un spécialiste peut s’avérer payant en la matière.

Les modalités de la taxe foncière demeurent par exemple encore trop méconnues des entreprises. Son calcul repose sur des informations recueillies au moment de la construction du bâtiment auquel elle s’applique. Les entreprises ne portent pas toujours à la connaissance de l’administration les aménagements ultérieurs qui modifient pourtant son montant. Refaire le métré et le calcul des surfaces utiles via un géomètre permet de s’assurer que la taxe payée correspond bien à la réalité. Économiser 5 à 10 % sur la taxe foncière peut représenter plusieurs dizaines de milliers d’euros. Parfois plus.

Retrouvez notre fiche conseil sur la taxe foncière.