TPE/PME : quelles solutions pour gérer la paie de ses employés ?

La gestion de la paie regroupe plusieurs tâches : notamment l’édition de bulletins de salaire, le calcul des cotisations salariales et patronales et les déclarations sociales aux organismes. Les lois viennent souvent chahuter la manière de gérer la paie de salariés et les tâches administratives dédiées à l’employeur sont de plus en plus lourdes. Pour aider le dirigeant de petite entreprise à s’organiser et à se dégager du temps pour développer son activité, des solutions adaptées existent.

Faire appel à son expert-comptable

Peu de TPE possèdent en interne des employés dédiés aux tâches administratives. La solution pour les petites structures est donc le plus souvent de faire appel à un prestataire extérieur. Chacune possède d’ailleurs déjà un expert-comptable qui gère son budget, pourquoi ne pas lui confier quelques responsabilités supplémentaires ? Il suffit à l’employeur de lui envoyer chaque mois les informations relatives à la paie de chaque salarié et l’expert-comptable renvoie alors les bulletins de salaire par mail ou voie postale. Il est d’usage de facturer la prestation en fonction du nombre de fiches de paie à rédiger. Quelques services supplémentaires comme la rédaction d’un solde de tout compte par exemple peut faire l’objet de factures plus élevées.

Souscrire à un service de gestion de paie en ligne

Via une plateforme web, l’employeur peut entrer en contact avec un service de gestion de paie en ligne. Il saisit sur un formulaire les informations relatives au salaire de ses salariés et le prestataire renvoie par mail les fiches de paie complètes. Petit avantage non négligeable : les tarifs de ces prestations sont en général dégressifs.

A savoir : Les bulletins de salaire du secteur du BTP, de la restauration et des intermittents du spectacle sont réputés comme plus difficiles à mettre au point. Pour les petites entreprises concernées, mieux vaut faire appel à un prestataire externe afin d’éviter les erreurs.

Afin de réduire les frais, il est possible de souscrire à un logiciel interne, grâce auquel l’employeur n’aura plus qu’à remplir les données variables avant que le programme calcule et rédige les fiches de paie de chacun. Tout est automatique. Un des avantages est qu’il est possible de créer une base de données concernant les employés de la société. Avec la généralisation de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), ces logiciels proposent souvent de fournir des documents conformes et spécifiques à l’entreprise pour les déclarations sociales. Attention toutefois, les prix de mise à jour du logiciel représente plus de la moitié du prix de la licence puisqu’il est inutilisable sans ces actualisations en fonction de la législation.  Il est important de veiller avant de souscrire à ce que l’éditeur mette à jour régulièrement son produit.

Dernière solution pour gérer la paie de ses employés : adhérer à un logiciel hébergé sur le net. L’employeur peut alors y avoir accès de n’importe où et à partir de n’importe quel outil tant qu’il possède une connexion internet. Le prestataire assure maintenance, mises à jour, hébergement, sécurité, sauvegarde et stockage des données. Les informations concernant la paie des employés étant hébergées hors de l’entreprise, il est important d’avoir confiance en le prestataire choisi et de s’assurer qu’il possède d’un dispositif de sécurité adapté.

Que choisissent les TPE ?

Selon la CCI, les TPE préfèrent l’externalisation qui demande moins d’investissements qu’un emploi au sein de la structure. À partir de 25-30 salariés, la gestion de la paie en interne est plus souvent envisagée.

Pour les petites structures désireuses d’aller au plus simple et de limiter les coûts, la possibilité existe de réaliser directement les fiches de paie sur un outil comme Excel à condition de choisir un modèle scrupuleusement à jour des taux et cotisations en vigueur. C’est le cas sur netPME :

Rédaction Net PME