Mettre au point un règlement intérieur

Les entreprises concernées

L’obligation d’élaborer un règlement intérieur concerne l’entreprise ou l’établissement de 20 salariés et plus. Il est facultatif lorsque cet effectif n’est pas atteint.

Le règlement intérieur concerne tant les entreprises de droit privé que les établissements publics à caractère industriel et commercial.

Le principe du règlement intérieur

Obligatoirement écrit, le règlement intérieur est rédigé en français. Cependant, il peut faire l’objet d’une traduction en une ou plusieurs langues étrangères. Il est rédigé unilatéralement par l’employeur qui y établit les règles concernant l’hygiène et la sécurité, mais aussi la discipline au niveau de l’entreprise. Il rappelle également les dispositions légales relatives au harcèlement et aux agissements sexistes.

Le règlement intérieur s’impose tant aux salariés (embauchés avant ou après son entrée en vigueur) qu’à l’employeur. Les salariés intérimaires et les stagiaires sont également concernés mais uniquement pour les dispositions concernant l’hygiène et la sécurité, ainsi que les règles générales et permanentes relatives à la discipline. Celles relatives à la nature, à l’échelle des sanctions ainsi qu’à la procédure disciplinaire ne peuvent leur être opposées.

La consultation des représentants du personnel

Le règlement intérieur rédigé par l’employeur est soumis à l’avis des représentants du personnel.

En conséquence, avant son entrée en vigueur, il est exposé à l’avis  :

• des membres du comité d’entreprise (CE) ou, à défaut, des délégués du personnel. Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) est également consulté pour les domaines se rapportant à sa compétence.
• des membres du comité social et économique (CSE) lorsque celui-ci est mis en place en remplacement des DP, du CE et du CHSCT au plus tard le 1er janvier 2019.

L’avis des représentants du personnel n’est que consultatif.

Mais le défaut de consultation des représentants du personnel vaut, pour le règlement intérieur, d’être considéré comme nul ; il ne peut pas s’appliquer.

En l’absence de représentation élue du personnel, l’employeur n’a pas l’obligation de soumettre son projet au personnel.

Publicité et communication du règlement intérieur

Le règlement intérieur indique la date à partir de laquelle il entre en vigueur. Elle doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de dépôt et de publicité. Ce délai court à compter de la dernière en date des formalités de publicité et de dépôt.

Les formalités de publicité et de dépôt du règlement intérieur sont les suivantes :

• Dépôt au greffe du conseil de prud’hommes du lieu d’établissement de l’entreprise ;
• Port à la connaissance, par tout moyen, des personnes ayant accès aux lieux de travail ou aux locaux où se fait l’embauche.

A défaut de l’accomplissement de ces formalités, les dispositions du règlement intérieur sont inopposables aux salariés.

La communication du règlement intérieur à l’inspection du travail

Parallèlement aux mesures de publicité, l’employeur communique à l’inspection du travail deux documents :

• d’une part, le projet de règlement intérieur ;
• et d’autre part, l’avis, selon le cas, du comité d’entreprise(ou des délégués du personnel) et du CHSCT ou du CSE.

Cette communication se fait en deux exemplaires. En cas de pluralité d’établissements concernés par un règlement intérieur, c’est l’inspection du travail du siège social de l’entreprise qui est compétente.

L’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses contraires aux dispositions du Code du travail à tout moment.

Par ailleurs, les modifications du règlement intérieur doivent faire l’objet d’un avenant devant respecter le même formalisme.

Le contenu du règlement intérieur

Le contenu du règlement intérieur est énoncé de façon limitative dans le Code du travail.
Le règlement intérieur fixe :

• les mesures d’application de la réglementation en matière de santé et de sécurité dans l’entreprise ou l’établissement ainsi que les instructions que les salariés sont tenus de respecter pour assurer leur sécurité ;
• Les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, à la demande de l’employeur, au rétablissement des conditions de travail protectrices de la sécurité et de la santé des salariés dès lors qu’elles apparaîtraient compromises ;
• les règles générales et permanentes relatives à la discipline comme, particulièrement, la nature et l’échelle des sanctions éventuelles que peut prendre l’employeur (seules les sanctions figurant dans le règlement intérieur peuvent être prononcées par l’employeur).

Par ailleurs, le règlement intérieur rappelle :

• les dispositions concernant les droits de la défense des salariés prévues dans le Code du travail ou éventuellement dans la convention collective applicable à l’entreprise ;
• les dispositions relatives au harcèlement moral ou sexuel et aux agissements sexistes prévues par le Code du travail.

Le règlement intérieur ne peut contenir aucune autre disposition.

Ce qui est interdit dans le règlement intérieur :
Le règlement intérieur ne doit pas contenir :

• Une clause contraire aux lois et règlements ;
• Une clause contraire aux dispositions de la convention ou d’un accord collectif applicable dans l’entreprise ;
• Des restrictions aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives non justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.
• Des dispositions discriminant les salariés dans leur emploi ou leur travail, à capacité professionnelle égale, en raison de : leur origine, leur sexe, leurs mœurs, leur orientation sexuelle ou identité de genre, leur âge, leur situation de famille ou grossesse, leurs caractéristiques génétiques, leur appartenances ou non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation ou une race, leurs opinions politiques ou confessions, leurs activités syndicales ou mutualistes, leurs convictions religieuses, leur apparence physique, leur nom de famille, leur handicap, leur état de santé.