Processus de recrutement : quelles sont les étapes ?

L’analyse du besoin

Décrire le poste à pourvoir

Le poste à pourvoir doit être défini précisément : c’est l’objet de la description de poste. Elle en précise la mission générale, ainsi que les activités détaillées qu’il implique.
Le volume de ces activités doit être évalué le plus précisément possible puisque c’est cela qui déterminera s’il faut recruter dans le cadre d’un temps plein ou d’un temps partiel.

Remarque : L’entreprise doit également déterminer la nature du contrat auquel elle souhaite recourir (CDI, CDD, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation…) ainsi que les modalités particulières d’organisation du temps de travail (travail de nuit, horaires continus…), ou les contraintes particulières du poste (déplacements fréquents).

Définir le profil recherché

Il s’agit de décrire le profil le mieux adapté pour répondre au besoin :

• nature et niveau de formation requis ;

• niveau d’expérience ;

• compétences acquises ;

• aptitudes relationnelles.

Remarque : La définition du profil doit être suffisamment précise pour bien orienter les recherches, sans pour autant être trop restrictive : dresser la liste exhaustive des caractéristiques recherchées revient souvent à définir un profil introuvable. Il est important de faire le tri entre celles qui sont indispensables et celles que l’on peut considérer comme négociables.

La détermination du mode de recherche

Prendre en compte les priorités d’emploi ou d’embauche

Avant de recruter un nouveau collaborateur, il faut s’assurer que le poste concerné ne pourrait pas être pourvu par un salarié revenant dans l’entreprise à l’issue d’une période de suspension de son contrat (congé maternité, congé sabbatique, congé pour création d’entreprise…) et devant retrouver un emploi équivalent à celui qu’il occupait avant son départ.

Remarque : Il en va de même pour les salariés souhaitant passer à temps plein ou à temps partiel, d’un horaire de jour à un horaire de nuit – ou l’inverse – ou des salariés bénéficiant d’une priorité de réembauchage (suite à un licenciement économique par exemple).

Diffuser une annonce interne

La plupart des postes à pourvoir dans une entreprise, sauf ceux soumis à une confidentialité particulière, sont portés à la connaissance des salariés, par voie d’affichage sur les lieux de travail et/ou par voie électronique (messagerie ou intranet).

Rechercher des candidats extérieurs à l’entreprise

Une entreprise souhaitant recruter dispose de plusieurs moyens de recherche :

• diffuser une offre (presse, internet, Apec, Pôle emploi) ;

• faire appel à un cabinet de recrutement ;

• faire appel à une agence de travail temporaire ;

• exploiter son propre vivier de candidatures.

Remarque : Pour maximiser ses chances de trouver un candidat dans des délais rapides, l’entreprise peut utiliser plusieurs de ces moyens en parallèle. Elle détermine les moyens à utiliser en fonction du budget dont elle dispose, du temps qu’elle peut consacrer à la recherche, de la spécificité du profil recherché et de l’urgence à pourvoir le poste.

L’analyse des candidatures

Le responsable du recrutement opère un premier tri des candidatures reçues sur la base de la définition de poste établie par le manager du service. Cette sélection est ensuite affinée par le responsable hiérarchique auquel le poste est rattaché.

Remarque : Pour éviter qu’elles ne se perdent d’un bureau à l’autre, les candidatures, externes ou internes, doivent être orientées vers un point de réception unique, le plus souvent, le responsable du recrutement.

Les entretiens et tests d’évaluation

Les entretiens sont menés par le responsable du recrutement et par le futur responsable hiérarchique de la personne recrutée, ainsi que par toute autre personne dont l’avis est requis (expert-métier par exemple).
En plus de ces entretiens, il est également possible de soumettre les candidats à des tests d’évaluation, pour autant que ceux-ci soient pertinents et aient été préalablement portés à leur connaissance.

Le choix du candidat

Promesse d’embauche et contrat de travail

Par la promesse d’embauche, l’entreprise garantit au futur embauché qu’elle lui réserve un emploi. Elle ne remplace pas le contrat de travail mais engage l’entreprise tout autant que lui.

Formalités relatives à l’embauche

L’entreprise doit établir une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) dont elle adresse la première partie à l’Urssaf ou à la MSA dont elle dépend et ce, dans les 8 jours précédant l’embauche. La DPAE précise la durée et la nature du contrat envisagé.
Après l’embauche, l’entreprise finalise la DPAE et inscrit le salarié au registre du personnel.
Elle doit également planifier la visite médicale d’embauche.

L’accueil et l’intégration du candidat recruté

Le processus de recrutement ne s’achève pas le jour où le candidat sélectionné signe son contrat de travail mais se poursuit durant toute sa phase d’intégration. Identifier et embaucher le profil le mieux adapté à ses besoins ne suffit pas. Il est fondamental que le nouveau collaborateur se sente bien dans son poste, dans l’équipe et dans l’entreprise, et qu’il ait envie de s’y investir.

Remarque : Le contenu et la durée de la phase d’intégration varient selon le profil du candidat recruté, de la nature du contrat, de son expérience antérieure et des missions qui lui seront confiées. L’intégration d’un magasinier cariste embauché pour 6 mois se limitera généralement à la présentation du service dans lequel il travaillera (organisation, collaborateurs, activités), à une formation au poste de travail et à la sécurité. Celle d’un cadre de direction recruté en CDI sera nécessairement plus complète : présentation des produits, des marchés, organisation générale de l’entreprise ou du groupe, visite en filiales.

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